令和7年11月22日（土）、新宿にて役員会・懇親会が開催されました。当番幹事経験者も含め、役員17名が出席しました。

役員会では、2週間後に迫った総会・懇親会について、最終確認をしました。

［料理］料理人の人間関係に甚大なるご協力をいただき、魚料理と肉料理の両方を出してもらえることになりました。

［出席者数］昨年を上回る、約150名が出席する予定ということで、テーブルは17卓前後になるということでした。当日、出席者には座席表を配るということでした。

［前日準備］前日の12/6（土）の16:00に集まれる役員が集まり、ホテルの荷物置き場または会場付近で、配布する資料・チラシ類をビニール袋に詰める作業を行うことになりました。

［当日準備］当日の12/7（日）の11:00に役員が集まり、受付開始までの30分間で、会場設営と受付準備を行うことになりました。

［総会］町役場から「地域おこし協力隊」が参加して、移住定住促進などの活動について紹介するということでした。

［余興（クイズ大会）］当番幹事経験者がAIを活用してクイズ大会の問題を作成したということでした。クイズ大会の進行台本は、出題者側の人にのみ知らせ、出題者側の人はクイズ大会に参加しないことを確認しました。

［余興（民謡と踊り）］民謡歌手・美郷あやめさんとそのお弟子さんに進行してもらうところまで決まっていて、詳細については後で美郷あやめさんに確認するということでした。

また、総会・懇親会で配布する資料（式次第、事業報告（案）、決算（案）、事業計画（案）、予算（案）、役員（案）など）の原稿を確認しました。

司会については、総会の司会と懇親会の司会をそれぞれお願いすることとし、進行台本の原稿を確認しました。

アンケートについては、昨年と同様に実施することとし、その原稿を確認しました。

出席者名簿については、何か問題点があったら連絡してほしいということでした。座席表については、現在調整中であり、追って役員あてにメールで送るということでした。

残りの時間で、質疑応答が行われました。

• 出席者名簿に載っている会員番号はどのように付けているかという質問がありました。現在、ハガキ、ホームページ、LINEの3通りの方法で出欠登録をしているので、これらを整理するために会員番号を見直すということでした。
• 余興の「クイズ大会」について、全問正解者に渡す豪華景品はどうするのかという質問がありました。あきた美郷づくり株式会社から地元産品を5人分ほど購入しておき、松田町長は出題者側になってもらい、町長が景品を贈呈するのがよいということになりました。
• 例年、町民歌を合唱してから万歳三唱するという流れだが、今年は余興の「民謡と踊り」の後に万歳三唱することになっている。町民歌はどうするかという質問がありました。町民歌は歌えない人が多いので、懇親会のBGMとして流すことになりました。

役員会の後は懇親会が行われました。余興の「民謡と踊り」について、事前に練習をしたほうがよいという話になり、「ドンパン節」が踊れる当番幹事経験者がお手本を見せてくれたり、練習をしたい人がその様子を動画撮影したりしていました。